Zoom Workplace

Test von eFreeware

Zoom Workplace führt Videoanrufe, Chats und Dokumente für Teams zusammen, die an einem Ort arbeiten möchten. Zoom Workplace setzt dabei auf die gegenteilige Idee und bringt Meetings, Chat, Telefonate, Dokumente, Kalender, E-Mail und ein Whiteboard unter einem Symbol unter. Diese Bündelung ist das Besondere an der App und der Grund, warum sie einen genaueren Blick verdient und nicht bloß eine weitere Möglichkeit ist, einem Anruf beizutreten.

Die Zielgruppe ist ziemlich klar. Die App richtet sich an Menschen, die bei der Arbeit bereits Zoom nutzen oder deren Kollegen es tun und die mit demselben Konto auf Smartphone oder Tablet Chats, Anrufe und gemeinsame Dokumente abwickeln möchten. Arbeitet Ihr Team in einer anderen Kollaborationslösung, schrumpft der Nutzen einer zentralen Anlaufstelle deutlich, denn die Stärke der App liegt darin, dass alles innerhalb eines Ökosystems verbunden ist.

Sie ist ein kostenloser Download mit mehr als einer Milliarde Installationen und einer Durchschnittsbewertung von 4,1 aus rund 4,59 Millionen Bewertungen, was zeigt, wie weit der Name Zoom bereits verbreitet ist. Die App ist seit Januar 2013 bei Google Play, es handelt sich also um ein ausgereiftes Produkt und keinen Newcomer, auch wenn die Marke Workplace und die KI-Ebene neuere Ergänzungen sind.

Die KI-Ebene und was sie wirklich leistet

Mit dieser Funktion wirbt Zoom zuerst: KI, die den Arbeitstag durchzieht, statt als separater Assistent aufgesetzt zu sein. Am greifbarsten ist ein integrierter Notizassistent, der Meeting-Zusammenfassungen erstellt. Ein Meeting, an dem Sie teilgenommen haben, liefert so ein schriftliches Protokoll, ohne dass sich jemand zum Mitschreiben bereit erklären muss. Bei wiederkehrenden Stand-ups oder Kundengesprächen, bei denen Details noch eine Woche später wichtig sind, verändert eine solche Funktion unauffällig die Arbeitsweise eines Teams.

Dazu gibt es ein Entwurfswerkzeug, das Nachrichten und Inhalte unter Berücksichtigung Ihres Arbeitskontexts verfasst. Der Entwickler bewirbt es als Möglichkeit, schneller eine erste Fassung zu erhalten. Daneben gibt es für Team Chat eine Übersichtsfunktion, die ungelesene Nachrichten zusammenfasst. Das hilft, wenn Sie länger nicht am Smartphone waren und die Unterhaltung ohne Sie weitergegangen ist. Ich würde alle drei als Zeitsparer für Menschen betrachten, die einen großen Teil des Tages mit schriftlicher Kommunikation verbringen.

Entscheidend ist der Zugang. Zoom kennzeichnet diese KI-Funktionen mit einem Sternchen und weist darauf hin, dass ein kostenpflichtiges Abo für Zoom Workplace oder eine andere Lizenz erforderlich sein kann und dass KI nicht in jeder Region oder Branche verfügbar ist. Die zentrale Funktion ist also nichts, worauf jeder Inhaber eines kostenlosen Kontos zählen kann. Dieser Unterschied wiegt schwerer als jede einzelne Fähigkeit, denn er bestimmt, was die App für Sie am ersten Tag tatsächlich wert ist.

Meetings, Nachrichten und Anrufe an einem Ort

Den Kern der App bilden Videokonferenzen. Mit einem einzigen Fingertipp planen Sie ein Meeting oder nehmen an einem teil. Das ist der Ablauf, den die meisten täglich nutzen werden. Die App unterstützt Picture in Picture auf Android-Smartphones und Split Screen auf Tablets, sodass ein Gespräch weiterläuft, während Sie etwas anderes ansehen. Auch die Übergabe eines laufenden Videoanrufs oder Telefonats von einem Gerät auf ein anderes gelingt mit einem Fingertipp. Das ist praktisch, wenn Sie ein Gespräch am Smartphone beginnen und am Tablet beenden möchten.

Team Chat übernimmt Nachrichten an Kollegen und an Kontakte außerhalb Ihrer Organisation, sodass interne Chats und Kundengespräche am selben Ort liegen. Zoom Phone, das eine Lizenz voraussetzt, deckt das Führen und Annehmen von Anrufen sowie SMS ab. Zusammen machen diese Funktionen aus der App eine Kommunikationszentrale statt eines reinen Meeting-Starters, und genau das ist die Grundidee hinter dem Namen Workplace.

Für die Zusammenarbeit gibt es Zoom Docs zum Erstellen und Teilen von Dokumenten, die ein Team auf demselben Stand halten, und Zoom Whiteboard für Brainstormings. Auch Zoom-Rooms-Meetings mit Bildschirmfreigabe werden für alle unterstützt, die die passende Ausstattung haben. Nichts davon ist für sich genommen ungewöhnlich, aber Dokumente und Whiteboard direkt neben dem zugehörigen Gespräch zu haben, erspart eine Menge Wechsel zwischen Apps.

Was die App von Ihnen verlangt

KI-Notizen, Zoom Phone und die Bildschirmfreigabe für Rooms tragen alle dieses Sternchen. Einige Funktionen sind nicht in jeder Region oder in jedem Tarif verfügbar und können sich mit der Zeit ändern. Prüfen Sie die Verfügbarkeit daher, bevor Sie einen Arbeitsablauf um ein bestimmtes Werkzeug aufbauen.

Der Pro-Tarif wird konkret beschrieben: unbegrenzte Meetings mit jeweils bis zu 30 Stunden Dauer, Cloud-Aufzeichnung mit bis zu 10 GB Speicher sowie die Möglichkeit, Meeting-Co-Hosts und Planer zu bestimmen. Das Abo verlängert sich automatisch, und Sie müssen es über Google Play beenden, bevor der letzte Tag der Testphase oder des Abrechnungszeitraums erreicht ist. Die Preise variieren je nach Tarif und Land, und der Betrag wird vor der Bestätigung eines Kaufs angezeigt.

Die App unterstützt außerdem die freihändige Steuerung: Mit Sprachbefehlen über „Hey Google“ bedienen Sie sie, ohne den Bildschirm zu berühren. Für Organisationen gehören Sicherheit auf Unternehmensniveau und Single Sign-on zum Angebot. Das sind die praktischen Voraussetzungen, die Sie abwägen sollten, neben der offensichtlichen, dass die App am nützlichsten ist, wenn die Menschen, mit denen Sie arbeiten, dieselbe Plattform nutzen.

So holen Sie im Alltag das Meiste heraus

Wenn Sie Anrufen häufiger beitreten, als Sie selbst einladen, sind der Beitritt mit einem Fingertipp und die Geräteübergabe die Funktionen, die sich bewähren. Ein Gespräch auf dem Weg zur Arbeit am Smartphone zu beginnen und am Schreibtisch auf dem Tablet fortzusetzen, ist eine Kleinigkeit, die ein erneutes Anrufen und eine nochmalige Erklärung erspart. Den Sprachzugriff einzurichten lohnt sich früh, wenn Sie Anrufe an Orten annehmen, an denen das Antippen eines Bildschirms umständlich ist.

Für Teams ist der sinnvolle Einstieg, ein wiederkehrendes Meeting in die App zu verlegen und den Notizassistenten das Protokoll übernehmen zu lassen. Danach sehen Sie, ob die Zusammenfassungen für die Arbeitsweise Ihrer Gruppe detailliert genug sind. Die Chat-Übersicht lässt sich am besten als Morgenroutine nutzen: App öffnen, überfliegen, was sich über Nacht angesammelt hat, und entscheiden, was eine Antwort braucht. Dokumente und Whiteboards ergeben mehr Sinn, wenn sich eine Gruppe darauf geeinigt hat, Projektmaterial dort abzulegen, statt es zu verstreuen.

Auch sollten Sie früh klären, wer im Team einen kostenpflichtigen Platz braucht. Wenn KI-Zusammenfassungen, Telefonie oder längere Meetings für Ihre Arbeit zentral sind, fühlt sich die kostenlose Version eher wie eine Testphase als wie ein Zuhause an. Wenn Sie hauptsächlich Anrufen beitreten und Nachrichten senden, deckt der kostenlose Download sehr viel ab, und die Entscheidung für ein Upgrade kann warten, bis eine konkrete Einschränkung tatsächlich stört.

Eine Zentrale für Teams, die bereits Zoom nutzen

Zoom Workplace ist am sinnvollsten für Menschen, deren Arbeitsalltag ohnehin über Zoom läuft. Meetings, Chat, Telefon, Dokumente und ein Whiteboard in einer Android-App zu bündeln, verringert das Hin- und Herspringen zwischen Werkzeugen, das einen Arbeitstag auffrisst. Der KI-Notizassistent und die Chat-Übersicht sind die Teile, die am ehesten Gewohnheiten verändern, statt nur Optionen hinzuzufügen. Die Durchschnittsbewertung von 4,1 aus Millionen Bewertungen deutet auf ein Produkt hin, das im Großen und Ganzen leistet, was man von ihm erwartet.

Die Einschränkungen sollten klar benannt werden. Mehrere der Funktionen, mit denen die App wirbt, stehen hinter einem kostenpflichtigen Abo oder einer Lizenz, die Verfügbarkeit der KI variiert je nach Region und Branche, und der Pro-Tarif verlängert sich automatisch, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen. Wer von einem kostenlosen Download die volle KI-Nutzung erwartet, sollte vor der Entscheidung prüfen, was das eigene Konto tatsächlich enthält.

Wenn Sie nur gelegentlich Videoanrufe brauchen, wirkt der zusätzliche Funktionsumfang wie mehr App, als Sie benötigen, und ein schlichterer Meeting-Client erfüllt seinen Zweck genauso gut.