Microsoft Word: Edit Documents

Test von eFreeware

Dokumente warten selten auf einen günstigen Moment. Ein Vertrag kommt als E-Mail-Anhang an, während Sie unterwegs sind, ein Entwurf braucht vor der Deadline noch einen Durchgang, oder die Idee für ein Angebot kommt Ihnen, wenn der Laptop zu Hause liegt. Jahrelang bestand die Lösung auf dem Smartphone darin, sich mit einem Viewer oder einem abgespeckten Editor zu behelfen und alles später am Schreibtisch nachzubessern.

Microsoft Word: Edit Documents ist der Versuch von Microsoft, diese Lücke auf Android zu schließen. Die App stammt von Microsoft Corporation und ist seit Anfang 2015 auf der Plattform verfügbar. Das ist weniger wegen des Alters interessant als wegen dessen, was es zeigt: Es handelt sich um dasselbe Word, das die Büroarbeit dominiert, neu gebaut für den Touchscreen – keine Begleit-App, die an ein Desktop-Produkt drangehängt wurde.

Die Größenordnung ist kaum zu übersehen. Die App hat bei Google Play eine Milliarde Installationen überschritten und kommt auf durchschnittlich 4,8 Sterne aus mehr als 17,5 Millionen Bewertungen. Diese Zahlen beschreiben die Reichweite, nicht unbedingt Ihren Bedarf, aber sie deuten darauf hin, dass sehr viele Menschen eine mobile Version von Word nützlich genug fanden, um sie zu behalten. In diesem Test geht es darum, was die App tatsächlich leistet, was sie im Gegenzug von Ihnen verlangt und ob sie zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Schreiben und Formatieren auf dem Smartphone-Display

Das zentrale Versprechen ist eine vollwertige Bearbeitungsumgebung statt eines Viewers mit Textfeld. Word für Android bietet umfangreiche Formatierungs- und Layoutwerkzeuge, sodass Überschriften, Listen, Abstände und Struktur schon beim Tippen zur Verfügung stehen. Lange Dokumente werden ausdrücklich unterstützt – das ist meist der Punkt, an dem sich ein echter Editor von einer schnellen Notiz-App unterscheidet: Ein Smartphone ist ein unbequemer Ort für einen Bericht von fünfzig Seiten, und die App ist genau für dieses Szenario gedacht.

Vorlagen übernehmen einen Großteil der Anfangsarbeit. Die App bringt Entwürfe für Briefe, Lebensläufe, Drehbücher, Angebote, Rechnungen, Newsletter und Broschüren mit, sodass Sie mit einer fertigen Struktur statt mit einer leeren Seite beginnen. Wer Formatierungsentscheidungen für den langsamsten Teil des Schreibens hält, spart damit spürbar Zeit, und das Ergebnis sieht auf allen Geräten einheitlich aus.

Das Lesen übernimmt ein integrierter Viewer, der Anhänge und Dokumente öffnet, ohne dass Sie das Programm wechseln müssen. Besonders hervorheben möchte ich die PDF-Umwandlung: Word kann ein PDF in eine bearbeitbare Word-Datei verwandeln. Wer schon einmal ein Formular oder einen eingescannten Vertrag als PDF erhalten und ein paar Zeilen ändern musste, versteht, warum das wichtig ist. Es ist eine dieser Funktionen, die unauffällig eine ganze Kategorie von Ärgernissen aus der mobilen Arbeit nimmt.

Zusammenarbeit mit anderen

Word ist ebenso ein Werkzeug für die Zusammenarbeit wie zum Schreiben, und die mobile App trägt diese Seite mit. Kommentare können direkt neben dem Text stehen, auf den sie sich beziehen, sodass Feedback an der betreffenden Stelle haftet, statt als vage Nachricht zu Absatz vier einzutreffen. Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit wird unterstützt, und Änderungen an Text und Layout lassen sich nachverfolgen. Genau das macht gemeinsames Arbeiten praktikabel statt chaotisch.

Der Versionsverlauf erlaubt es, frühere Entwürfe anzusehen und einen davon wiederherzustellen, wenn eine Überarbeitung danebengeht. In einem gemeinsamen Dokument ist das weniger Komfort als vielmehr ein Sicherheitsnetz. Wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, entscheidet die Möglichkeit, zu einer bewährten Version zurückzukehren, oft darüber, ob es bei einer kleinen Korrektur bleibt oder ein ganzer Nachmittag für die Rekonstruktion draufgeht.

Das Teilen selbst ist bewusst schlicht gehalten. Mit wenigen Fingertipps laden Sie andere Personen in ein Dokument ein, legen fest, was jede Person darf, und sehen, wer es gerade geöffnet hat. Wenn Sie lieber gar nicht teilen möchten, lässt sich der Inhalt mit erhaltener Formatierung in eine E-Mail kopieren oder die Datei direkt anhängen. Diese Bandbreite deckt sowohl den kollaborativen als auch den klassischen Weg ab, was für eine App sinnvoll ist, die Menschen mit sehr unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten nutzen.

Copilot und die Frage nach dem Abo

Die App enthält KI-Unterstützung durch Copilot. Laut Entwickler kann sie Lebensläufe entwerfen, Angebote verfeinern, Ideen ordnen, Inhalte zusammenfassen und überarbeiten sowie Formatierungen automatisch anwenden. Sie soll helfen, schneller von einer groben Idee zu etwas Vorzeigbarem zu kommen, mit Vorschlägen für mehr Klarheit und Wirkung. Wenn Ihnen der Einstieg ins Schreiben schwerfällt, klingt das verlockend.

Entscheidend ist das Sternchen im Kleingedruckten. Der volle Funktionsumfang von Copilot setzt ein passendes Microsoft-365-Abo voraus, das Ihr Smartphone, Tablet, PC oder Mac abdeckt. Die App selbst ist kostenlos herunterzuladen, enthält keine Werbung und bietet In-App-Käufe an. Alles, was Sie in der App kaufen, läuft über Ihr Play-Store-Konto und wird so lange weiter abgebucht, bis Sie die Verlängerung in den Kontoeinstellungen deaktivieren; während eines laufenden Zeitraums lässt es sich nicht kündigen. Wenn Sie einen Kauf erwägen, sollten Sie diese Verlängerungsbedingungen lesen, bevor Sie etwas bestätigen.

Hinzu kommt eine Hardware-Untergrenze: Die App benötigt mindestens 1 GB RAM. Nach heutigen Maßstäben ist das bescheiden, schließt aber sehr alte oder sehr billige Geräte aus. Die App kann von Microsoft oder von einem anderen Herausgeber stammen, es gelten die eigene Datenschutzerklärung und die eigenen Bedingungen, und Informationen können in den USA oder anderswo gespeichert oder dorthin übertragen werden, wo Microsoft oder seine Dienstleister tätig sind. Wer mit sensiblen Inhalten arbeitet, sollte das abwägen, statt darüber hinwegzulesen.

So holen Sie das Beste heraus

Die nützlichste Gewohnheit bei einem mobilen Editor ist, die Strukturarbeit den Vorlagen zu überlassen. Wenn Sie immer wieder dieselben Arten von Dokumenten schreiben, ersparen Sie sich mit einer Vorlage für Lebenslauf, Rechnung oder Angebot, jedes Mal dasselbe Layout neu aufzubauen, und Ihre Ergebnisse bleiben einheitlich. Die Formatierungswerkzeuge stehen bereit, wenn Sie sie brauchen, aber mit einer sinnvollen Struktur zu beginnen geht schneller, als sie später zu korrigieren.

Bei der Zusammenarbeit sollten Sie Kommentare und nachverfolgte Änderungen gemeinsam einsetzen. Hinterlassen Sie einen Kommentar, wo eine Passage besprochen werden muss, und lassen Sie die Änderungsverfolgung die Bearbeitungen selbst festhalten, damit beide Arten von Feedback nicht ineinander verschwimmen. Der Versionsverlauf bietet dann einen Weg zurück, falls eine Überarbeitungsrunde schiefgeht. Auch Dokumentberechtigungen sollten Sie bewusst festlegen, denn die App unterscheidet zwischen Personen, die bearbeiten dürfen, und solchen, die nur ansehen dürfen.

Die PDF-Umwandlung würde ich im Notfall am häufigsten nutzen. Ein festes PDF in etwas Bearbeitbares zu verwandeln bedeutet, dass Sie ein Formular beantworten oder eine Vertragsklausel ändern können, ohne einen Desktop-Rechner suchen zu müssen. Und bei Dokumenten, die gar nicht geteilt werden müssen, ist das Kopieren des Inhalts mit erhaltener Formatierung in eine E-Mail ein schneller Weg aus der App, wenn Sie nur Text an jemanden schicken wollen.

Was die App von Ihnen verlangt

Word für Android ist kostenlos herunterzuladen und zeigt keine Werbung. Damit entfallen zwei der üblichen Reibungspunkte bei mobilen Produktivitäts-Apps. Der Preis dafür ist die Abo-Ebene rund um Copilot und den erweiterten Microsoft-365-Funktionsumfang. Die App lässt sich ohne Bezahlung nutzen, doch die vom Entwickler hervorgehobenen KI-Funktionen stehen hinter einem passenden Abo. Ob es sich lohnt, hängt also davon ab, ob Sie diese Möglichkeiten wollen oder einfach einen soliden Editor.

Die Abrechnungsbedingungen sollten Sie sorgfältig lesen. Das ist bei Abo-Software üblich, bedeutet aber, dass die Entscheidung einen Moment des Nachdenkens verdient statt eines reflexartigen Fingertipps. Wenn Sie bereits ein passendes Microsoft-365-Abo besitzen, ist die Frage einfacher, denn die App soll dieses Angebot auf Ihr Smartphone und Tablet erweitern.

Die Anforderung von 1 GB RAM ist die andere praktische Hürde. Sie ist niedrig genug, dass die meisten Smartphones der vergangenen Jahre sie erfüllen, aber sie ist eine echte Untergrenze und keine Formalität und steht deutlich in den Anforderungen der App.

Ein vertrauter Editor für Dokumente, die nicht warten können

Was mir an Word für Android gefällt: Die App behandelt das Smartphone nicht als minderwertiges Gerät. Formatierung, Bearbeitung langer Dokumente, Kommentare, nachverfolgte Änderungen, Versionsverlauf, Freigabeoptionen, PDF-Umwandlung und ein integrierter Reader sind alle vorhanden. Zusammen decken sie den gesamten Lebensweg eines Dokuments ab, nicht nur das Tippen. Für alle, die mit Word-Dateien arbeiten, liegt gerade in der Vertrautheit der Reiz: Es gibt kein neues Vokabular zu lernen.

Die Einschränkungen sind klar benannt. Copilot und der erweiterte Microsoft-365-Funktionsumfang setzen ein passendes Abo voraus, und In-App-Abos verlängern sich automatisch und lassen sich mitten im Zeitraum nicht kündigen. Die App braucht mindestens 1 GB RAM. Und die Funktionen für Zusammenarbeit und KI gehen davon aus, dass Sie mit Dokumenten und Personen in einer vernetzten, geteilten Umgebung arbeiten – genau dem Umfeld, für das die App gebaut ist.

Geeignet ist sie für Studierende, die Hausarbeiten und Mitschriften bearbeiten, für Schreibende und Journalisten, die unterwegs entwerfen, und für Berufstätige, die Dokumente abseits des Schreibtischs prüfen, kommentieren oder überarbeiten müssen. Sie passt auch zu allen, die regelmäßig PDFs erhalten, die bearbeitet werden müssen, denn die Umwandlung ist eingebaut. Wenn Ihre Dokumentenarbeit in Word-Dateien stattfindet und Sie dieselben Werkzeuge auf Ihrem Smartphone wollen, ist dies die naheliegende erste Wahl.