Microsoft To Do: Lists & Tasks

Test von eFreeware

Microsoft To Do ist ein Aufgabenmanager von Microsoft Corporation, und das Versprechen ist einfach: Listen führen, Erinnerungen setzen und die Arbeit des Tages an einem Ort erledigen. Die App gibt es seit April 2017 für Android, sie kommt auf durchschnittlich 4,6 Sterne aus mehr als 482.000 Bewertungen und hat über 10 Millionen Installationen erreicht. Der wichtigste Grund, sie auszuprobieren: Sie kostet nichts, zeigt keine Werbung und verlangt keine In-App-Käufe, ist aber trotzdem mit dem Microsoft-Konto verknüpft, das Sie vielleicht ohnehin nutzen.

Die App beruht auf zwei Ideen, die aufeinander aufbauen. Die eine ist die klassische Liste: Einkauf, Rechnungen, Haushalt, ein in Schritte zerlegtes Projekt. Die andere ist „Mein Tag“, eine Tagesansicht, die vorgeschlagene Aufgaben aus Ihren Listen zusammenzieht. So starten Sie morgens mit einer Grundlage statt mit einer leeren Seite. Alles Weitere in der App, von Erinnerungen über geteilte Listen bis zu Dateianhängen, baut auf diesen beiden Ideen auf.

Ich würde sie als universellen Organizer betrachten, nicht als Spezialwerkzeug. Sie deckt die alltägliche Listenführung ab, die die meisten Menschen brauchen, und das auf Web, iOS, Mac, Android und Windows. Eine Liste, die Sie auf dem Smartphone anlegen, ist also auch am Schreibtisch verfügbar. Der Entwickler beschreibt außerdem, dass die Daten auf Microsoft 365 liegen, was wichtig ist, wenn Ihre Arbeit ohnehin dort stattfindet.

Für wen die App passt – und für wen weniger

Am besten passt sie zu Nutzern, deren Arbeit oder Schule bereits über Microsoft-Konten läuft. Wenn Ihre E-Mails bei Microsoft gehostet werden oder Ihr Team Planner verwendet, können Aufgaben direkt in To Do landen, statt neu abgetippt zu werden. Außerdem können Sie mehrere Microsoft-Konten hinzufügen, falls Sie private und berufliche Identitäten trennen. In dieser Kombination ist die App am sinnvollsten.

Die zweite passende Gruppe sind Haushalte, die sich organisieren wollen. Mit geteilten Listen und zugewiesenen Aufgaben lässt sich eine Einkaufsliste oder eine Umzugs-Checkliste an andere übergeben. Die App erledigt auch die kleinen Aufgaben im Haushalt, für die sich keine Projektmanagement-Suite lohnt. Designs, der Dunkelmodus und Emojis in Listennamen sind reine Kosmetik, sorgen aber dafür, dass sich eine gemeinsame Liste weniger wie eine Tabelle anfühlt.

Weniger gut passt die App bei aufwendiger Planung. Sie ist um Listen und Aufgaben herum aufgebaut, nicht um Abhängigkeiten, Zeitpläne oder Ressourcenplanung, und konzentriert sich auf die Verwaltung der täglichen Arbeit. Wenn Ihre Planung Diagramme und Terminpläne braucht, ist dieses Werkzeug schlanker, als Sie es brauchen. Für die persönliche Aufgabenverwaltung und kleine Teams ist der Umfang dagegen eine bewusste Entscheidung und keine Einschränkung.

„Mein Tag“ und wie die Vorschläge funktionieren

„Mein Tag“ würde ich neuen Nutzern zuerst zeigen. Der Tagesplaner füllt sich selbst mit Aufgabenvorschlägen aus all Ihren Listen. Die App schlägt also eine Auswahl vor, statt darauf zu warten, dass Sie entscheiden, was heute wichtig ist. Die Vorschläge holen Dinge wieder hervor, die Sie früher notiert und noch nicht erledigt haben.

Der Nutzen liegt in der Eingrenzung. Ein langer Berg an Aufgaben lässt sich leicht ignorieren, eine Handvoll Vorschläge für heute ist leichter anzugehen. Ich erwarte, dass das besonders Nutzern gefällt, die mehrere Listen gleichzeitig führen, denn die Vorschläge greifen auf Schul-, Arbeits- und private Listen zu und rücken die relevanten Einträge nach vorn.

Es ist zugleich die Funktion, die am stärksten von Ihrer bisherigen Nutzung abhängt. Die Vorschläge können nur empfehlen, was Sie erfasst haben. Die Tagesansicht belohnt daher die Gewohnheit, Aufgaben sofort aufzuschreiben. Wer nur eine kurze Liste führt, hat weniger davon als jemand, der mehrere Listen jongliert.

Listen, Schritte, Notizen und Erinnerungen

Die grundlegenden Listenfunktionen sind die erwarteten und sorgfältig umgesetzt. Sie können eine Aufgabe in kleinere Schritte unterteilen, jeder Aufgabe eine Notiz hinzufügen und Listen nach Thema oder Projekt gruppieren, damit eine Arbeitsliste und eine Haushaltsliste nicht ineinander übergehen. Erinnerungen lassen sich für ein einzelnes Fälligkeitsdatum festlegen oder in einem Rhythmus wiederholen. Das deckt sowohl einmalige Fristen als auch Routinen wie den wöchentlichen Hausputz ab.

An eine Aufgabe lassen sich Dateien mit bis zu 25 MB anhängen. Das reicht für ein Dokument, das Foto eines Kassenbons oder eine kleine Tabelle. Praktisch ist das für Nutzer, die das Material zum Erledigen einer Aufgabe direkt bei der Aufgabe aufbewahren möchten.

Mit einem Widget fügen Sie Erinnerungen, Aufgaben und Listen hinzu, ohne die App zu öffnen, und die Tagesansicht lässt sich mit kräftigen, bunten Hintergründen gestalten. Nichts davon ist für sich genommen ungewöhnlich. Entscheidend ist, dass alle Bausteine in einer App vorhanden sind und nicht auf drei verteilt.

Teilen, Outlook und die Verbindung zu Microsoft

Listen lassen sich teilen und Aufgaben an andere Personen übergeben. Damit eignet sich die App für einen Haushalt mit gemeinsamer Einkaufsliste oder ein kleines Team, das Aufgaben untereinander aufteilt, ohne dass jemand ein kostenpflichtiges Abo braucht.

Die Microsoft-Integration ist die andere Hälfte der Geschichte. Wenn Sie in Outlook oder in einem anderen von Microsoft gehosteten E-Mail-Konto eine Nachricht markieren, wird daraus eine Aufgabe. Cortana kann Einträge per Sprache zu Listen hinzufügen, und Aufgaben, die Ihnen in Microsoft Planner zugewiesen wurden, erscheinen ebenfalls hier. Erinnerungen und Listen werden zudem zwischen Outlook und To Do synchronisiert, sodass derselbe Eintrag an beiden Orten auftaucht.

Laut Entwickler liegen Listen und Aufgaben auf Microsoft 365, und er beschreibt das Hosting als äußerst zuverlässig und sicher. Ich verstehe das als Beruhigung für Menschen, die dem Konto, mit dem sie sich anmelden, ohnehin vertrauen, und nicht als eigenständigen Grund, sich für die App zu entscheiden. Der praktische Punkt ist einfacher: Wenn Ihre E-Mails und Ihre Planung bereits bei Microsoft liegen, ist dies die Aufgaben-App, die mit ihnen zusammenarbeitet.

Was sie kostet

Microsoft To Do ist unter Android kostenlos. Es gibt keine Werbung und keine In-App-Käufe, also keine kostenpflichtige Version, die Sie abwägen müssten, und nichts, was Sie durch Bezahlen freischalten müssten. Für einen Aufgabenmanager dieses Umfangs ist das ungewöhnlich, und es erübrigt die übliche Frage, ob die kostenlose Version die vollwertige ist.

Der Preis ist nicht Geld, sondern die Bindung an das Konto. Synchronisierung, geteilte Listen sowie die Verbindungen zu Outlook und Planner sind um Microsoft-Konten herum aufgebaut, und die App unterstützt das Hinzufügen mehrerer Konten. Wenn Sie sich gern mit einem Microsoft-Konto anmelden, kostet die Nutzung im Grunde nichts.

Es gibt kein Abo zu kündigen und keine Upgrade-Aufforderung wegzuklicken. Das werte ich als echten Vorteil für alle, die schon einmal von einer kostenlosen Aufgaben-App enttäuscht wurden, die nützliche Funktionen später hinter eine Bezahlschranke gestellt hat.

Alternativen im Vergleich

Im Vergleich zu einer reinen Notiz-App ist To Do strukturierter: Aufgaben haben Fälligkeitsdaten, Schritte, Erinnerungen und Zuständige, und die Tagesansicht entscheidet, was nach vorn kommt. Im Vergleich zu einer vollständigen Projektmanagement-Suite ist die App deutlich schlanker, ohne Terminplanung und ohne Werkzeuge für Abhängigkeiten. Sie liegt dazwischen, und genau dort befinden sich die meisten persönlichen Aufgabenlisten.

Gegenüber der Erinnerungen-App, die auf Ihrem Smartphone vorinstalliert ist, liegt der Unterschied in Teilen und Synchronisierung. Eine geteilte To-Do-Liste lässt sich an eine andere Person übergeben und am Desktop ansehen. Wenn Ihnen weder das Teilen noch der geräteübergreifende Zugriff wichtig ist, genügt die integrierte Lösung.

Das stärkste Argument für To Do gegenüber einer allgemeinen Listen-App ist die Verbindung zu Microsoft. Markierte Outlook-Mails, Planner-Zuweisungen und per Cortana erfasste Einträge landen alle am selben Ort wie Ihre selbst geschriebenen Listen.

Ein kostenloser Organizer, der sich für Nutzer der Microsoft-Welt lohnt

Microsoft To Do ist ein leistungsfähiger, kostenloser Aufgabenmanager mit klarem Fokus: Aufgaben erfassen, in Listen ordnen und täglich einen Anstoß bekommen, was als Nächstes ansteht. „Mein Tag“ und die Vorschläge geben der App ihren Charakter, und die Verknüpfungen zu Outlook, Planner und Cortana machen sie zu mehr als einer weiteren Checklisten-App.

Ich würde sie Menschen empfehlen, die ohnehin ein Microsoft-Konto für E-Mail oder Arbeit nutzen, sowie Haushalten und kleinen Teams, die eine gemeinsame Liste möchten, ohne dafür zu zahlen. Sie passt auch zu allen, die Erinnerungen, Notizen und Dateianhänge in einer einzigen kostenlosen App ohne Werbung wollen.

Die App wurde zuletzt mit Fehlerbehebungen aktualisiert, die die Sicherheit und die allgemeine Bedienung verbessern sollen. Das deutet darauf hin, dass sie weiter gepflegt wird. Wenn Ihre Planung projektartig ist, mit Terminplänen und Abhängigkeiten, ist ein umfangreicheres Werkzeug die bessere Wahl. Für die alltäglichen Listen, die den Großteil einer Woche ausmachen, lässt sich diese App leicht empfehlen.