Microsoft Teams

Test von eFreeware

Gruppenunterhaltungen zerfasern leicht. Ein Chat läuft in einer Messenger-App, die Datei, die alle brauchen, liegt im Cloud-Speicher, der Meeting-Link kommt per E-Mail, und wer was erledigen wollte, existiert nur in jemandes Gedächtnis. Microsoft Teams soll diese Teile an einem einzigen Ort zusammenführen.

Die App deckt Chat, Audio- und Videoanrufe, Communitys, Events, Kanäle, Dateispeicher, Aufgabenlisten und Kalender ab. Sie lässt sich kostenlos herunterladen, und die Installationszahlen deuten auf ein sehr großes Publikum hin: mehr als 500 Millionen Installationen und ein Durchschnitt von 4,6 bei rund 8,8 Millionen Bewertungen. Ich möchte hier klären, ob diese Bandbreite für die Gruppen nützlich ist, denen Sie tatsächlich angehören, oder ob die App im Grunde für den Arbeitsplatz gebaut ist.

Der Entwickler wirbt damit, dass Teams all diese Werkzeuge zusammenhält. Das ist Marketing, und es lohnt sich, die Teile, die für jeden funktionieren, von den eher unternehmensnahen zu trennen. Die folgenden Abschnitte gehen darauf ein, für wen die App passt, was die einzelnen Funktionsbereiche leisten und welche Arten von Alternativen sinnvoll sind.

Wo Teams passt und wo es einen Arbeitsplatz voraussetzt

Teams ist für Gruppen gedacht, die sich abstimmen müssen, nicht nur Nachrichten austauschen. Dazu zählen Projektteams in Unternehmen, doch der Entwickler nennt auch Communitys, Familien und Freunde, die gemeinsam Aktivitäten oder Veranstaltungen planen. Wenn Ihre Gruppe wiederkehrende Unterhaltungen, gemeinsame Dateien und eine laufende Aufgabenliste hat, soll die Struktur der App verhindern, dass das alles auseinanderdriftet.

Die Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung ist wichtig. Community-Funktionen, darunter Communitys zu bestimmten Themen und Moderationswerkzeuge für Inhaber, stehen bei Anmeldung mit einem Microsoft-Konto zur Verfügung. Funktionen für die Arbeit hingegen setzen einen kostenpflichtigen Microsoft-365-Business-Tarif oder eine Testversion von Teams for work voraus. Ein Haushalt oder eine Hobbygruppe kann die App also nutzen.

Die App ist auf dauerhafte Gruppen und gemeinsame Arbeit ausgerichtet, und ihr Nutzen zeigt sich, wenn es etwas zu planen, abzulegen oder zu verfolgen gibt.

Ich würde erwarten, dass sie sich für kleine Teams in Organisationen, Community-Organisatoren und Familien eignet, die bereits mehrere Tools für dieselben Pläne jonglieren. Die Selbstdarstellung des Entwicklers, Menschen zusammenzubringen, damit Dinge erledigt werden, beschreibt die Absicht treffend, auch wenn die Umsetzung eher unternehmensnah wirkt.

Chat, Communitys und Kanäle

Unterhaltungen können eins zu eins oder in einer ganzen Community stattfinden, und mit @Erwähnungen holen Sie gezielt bestimmte Personen in einen Chat, wenn eine Nachricht eine Antwort braucht. Teams und Kanäle ordnen diese Unterhaltungen nach Thema oder Projekt – die Antwort der App auf das Problem, dass ein einzelner Chatverlauf zum Rauschen wird. Für ein Thema oder eine Reihe von Plänen lässt sich eine eigene Community einrichten.

Für den Ausdruck sorgen GIFs, Emojis und Nachrichtenanimationen, der Ton muss also nicht streng professionell sein. Fotos und Videos lassen sich direkt in Chats senden, was praktisch ist, wenn sich das Besprochene leichter zeigen als beschreiben lässt. Skype ist jetzt Teil von Teams, und laut Entwickler werden bestehende Chats, Anrufe und Kontakte in Teams Free fortgeführt, was den Umstieg für bisherige Skype-Nutzer erleichtert.

Community-Inhaber moderieren und entfernen Mitglieder oder Inhalte, die gegen die Regeln verstoßen. Das ist eine sinnvolle Regelung für eine Gruppe, die über den Kreis persönlich bekannter Menschen hinauswächst, und die Verantwortung bleibt bei demjenigen, der die Community eingerichtet hat.

Was mir an dieser Ebene gefällt: Sie behandelt Unterhaltung als etwas, das strukturiert werden soll, statt sie nur durchlaufen zu lassen. Der Preis dafür ist, dass die Struktur etwas Einrichtungsaufwand kostet und eine Gruppe, die nie Kanäle oder Communitys anlegt, hauptsächlich den einfachen Chat zu sehen bekommt.

Meetings, Anrufe und gemeinsame Arbeit

Audio- und Videoanrufe lassen sich direkt mit einer Person starten, oder ein Gruppenchat wird in einen Anruf umgewandelt, ohne die Unterhaltung zu verlassen. Meetings können schnell eingerichtet und per Link oder Kalendereinladung geteilt werden, was der praktische Weg ist, wenn einige Teilnehmer nicht zu Ihrer Organisation oder Community gehören. Der Entwickler beschreibt die Meeting-Umgebung als sicher.

In einem Meeting stehen Bildschirmfreigabe, Whiteboard und Breakout-Räume bereit. Diese Funktionen machen Teams zu mehr als einer Telefonie-App, und sie sind der Grund, weshalb sich eine Gruppe dafür statt für ein einfacheres Videotool entscheiden könnte.

Die gemeinsame Arbeit geht außerhalb von Meetings weiter. Der Cloud-Speicher enthält Dokumente und Dateien, auf die die Gruppe zugreifen kann, und der Zugriff lässt sich verwalten, sodass die richtigen Personen die richtigen Informationen behalten, wenn Mitglieder zu einem Projekt hinzukommen oder gehen. In Aufgabenlisten können Sie Punkte zuweisen, Fälligkeitsdaten setzen und Erledigtes abhaken, sodass ein Plan einen sichtbaren Stand hat, statt im Chat zu verschwinden.

Das jüngste Update bringt die Möglichkeit, mit Copilot Kanalmeetings zusammenzufassen. Für alle, die eine Besprechung verpassen oder schnell einen Überblick brauchen, ist das eine sinnvolle Ergänzung, auch wenn sie neben den übrigen Meeting-Werkzeugen steht und keines davon ersetzt.

Was es kostet und was die kostenpflichtige Version abdeckt

Teams lässt sich kostenlos herunterladen und zeigt keine Werbung. Wenn Sie nicht sicher sind, was das Abonnement Ihrer Organisation umfasst, verweist der Entwickler auf Office.com/Teams oder Ihre IT-Abteilung.

Die praktische Trennlinie verläuft zwischen privater und geschäftlicher Nutzung. Community-Funktionen erfordern die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto.

Da die App kostenlos ist, geht es bei der Entscheidung weniger um den Download als darum, ob Ihre Gruppe ohnehin schon in Microsoft 365 zu Hause ist. Falls nicht, können Sie die privaten Funktionen trotzdem nutzen.

Vergleich mit einfacheren Tools

Die nächsten Alternativen sind Apps für jeweils einen Zweck: ein eigener Messenger für den Chat, ein separater Videodienst für Anrufe, ein Cloud-Speicher für Dateien und ein Aufgabenmanager für To-do-Listen. Jede davon ist für sich meist einfacher, und eine Gruppe, die nur eine dieser Aufgaben braucht, kommt mit einem spezialisierten Tool womöglich mit weniger Aufwand aus als mit der Einrichtung von Teams.

In der anderen Richtung liegt eine vollständige Office-Suite, in der Teams nur ein Baustein eines größeren Abonnements ist. Die Wahl hängt meist davon ab, wofür Ihre Organisation ohnehin bezahlt und ob die Menschen, mit denen Sie arbeiten, schon dort sind. Bei privaten Gruppen steht Teams im Vergleich zu der Kombination aus Messenger, Speicher und Kalender, mit der die Gruppe bisher zurechtkommt.

Ich würde Teams nicht als gleichwertigen Ersatz für eine schlanke Chat-App betrachten. Es ist ein Werkzeug zur Abstimmung, und seine Vorteile zeigen sich, wenn eine Gruppe mehrere Arten von Aktivitäten gleichzeitig stemmt. Wo die Gruppe nur chattet, ist die zusätzliche Struktur eher Ballast als Hilfe.

Eine Schaltzentrale für Gruppen, die eine brauchen

Microsoft Teams ist eine Installation wert, wenn Ihre Gruppe aus einem einzelnen Chat herausgewachsen ist. Chats, Kanäle, Communitys, Meetings, Dateispeicher, Aufgabenlisten und Kalender sind in einer App vereint, und die kostenlose Version deckt davon den privaten Teil ohne Werbung ab. Für Teams, die bereits in Microsoft 365 arbeiten, sind die geschäftlichen Funktionen die naheliegende Erweiterung.

Die Einschränkungen sind überschaubar. Die App ist auf organisierte Gruppen ausgelegt und weniger auf lockeres Eins-zu-eins-Messaging. In-App-Käufe sind vorhanden.

Wenn Sie ein Projekt, eine Community oder einen Familienplan koordinieren und alles an einem Ort haben möchten, ist das ein vernünftiger Ausgangspunkt. Wenn Sie nur hin und wieder einer einzelnen Person schreiben wollen, verlangt ein einfacherer Messenger weniger von Ihnen.