Google Sheets

Test von eFreeware

Wenn Sie beruflich oder im Studium mit Zahlen arbeiten, die auch andere sehen müssen, ist Google Sheets unter Android wahrscheinlich der naheliegende Startpunkt. Die kostenlose Tabellenkalkulations-App von Google läuft auf Smartphones und Tablets. Ihr zentrales Versprechen: Mehrere Personen können gleichzeitig in derselben Datei arbeiten, und jede Eingabe wird gespeichert, ohne dass jemand eine Taste drücken muss.

Genau diese Kombination macht die App für mich interessant. Früher war Tabellenarbeit meist eine Einzelaufgabe an einem einzigen Rechner, und die Reibung entstand durch das Hin- und Herschicken von Kopien. Sheets funktioniert umgekehrt: Die Datei liegt online, die eingeladenen Personen arbeiten direkt darin, und die Version, die Sie öffnen, ist immer die aktuelle.

Die App ist seit April 2014 im Play Store, hat eine Milliarde Installationen überschritten und kommt auf durchschnittlich 4,8 Sterne bei mehr als 2,6 Millionen Bewertungen. Diese Zahlen zeigen, dass sie weit verbreitet ist, nicht aber, dass sie zu Ihrer konkreten Aufgabe passt. Der Rest dieses Tests beleuchtet, was sie tatsächlich leistet, was sie Ihnen abverlangt und wo eine mobile Tabellenkalkulation weiterhin Kompromisse erfordert.

Tabellen auf dem Smartphone erstellen und bearbeiten

Im Kern erstellt die App neue Tabellen und öffnet vorhandene. Das klingt schlicht, bis man bedenkt, wie viel Arbeit auf einem kleinen Bildschirm stattfindet. Sie können Zellen formatieren, Daten eingeben und sortieren, Formeln einfügen, Suchen und Ersetzen nutzen und Diagramme ansehen. Das sind die alltäglichen Aufgaben einer Tabellenkalkulation, und sie auf einem Gerät zur Hand zu haben, das ohnehin in der Tasche steckt, verändert, wann Sie sich darum kümmern können.

Das automatische Speichern würde ich am höchsten schätzen. Laut Entwickler wird alles während der Eingabe gespeichert. Es gibt also keine Speichertaste, an die man denken muss, und keinen halbfertigen Zustand, den man wiederherstellen muss, wenn ein Anruf kommt oder der Bildschirm sich sperrt. Wer nur kurz in ein Budget, einen Dienstplan oder eine Bestandsliste schaut, ist damit eine kleine, aber ständige Sorge los.

Die App öffnet, bearbeitet und speichert außerdem Excel-Dateien. Das ist wichtig, wenn Menschen in Ihrem Umfeld im Format von Microsoft arbeiten. Bei den Dateien selbst sind Sie nicht an ein einziges System gebunden, auch wenn die Funktionen zur Zusammenarbeit an Google gekoppelt sind.

Intelligente Vorschläge nennt der Entwickler als Möglichkeit, Auswertungen zu gewinnen, Diagramme hinzuzufügen und Formatierungen mit weniger Handarbeit anzuwenden. Ich würde das als Komfortfunktion betrachten und nicht als Ersatz dafür, selbst zu wissen, was die Tabelle zeigen soll.

Die Zusammenarbeit ist der Grund, sich dafür zu entscheiden

Beim Teilen hebt sich diese App von einer Tabelle ab, die man für sich behält. Sie können eine Datei freigeben und von mehreren Personen gleichzeitig in derselben Tabelle bearbeiten lassen. Ein gemeinsames Budget, ein Schichtplan oder ein Projekt-Tracker ist dann kein Dokument mehr, das per E-Mail herumgeschickt wird, sondern eine einzige Live-Kopie.

Auch Kommentare gehören zu diesem Ansatz. Sie lassen sich direkt in der Datei hinzufügen und beantworten, sodass eine Frage zu einer Zahl neben der Zahl steht und nicht in einem separaten Chat. Der Entwickler beschreibt Sheets als Teil von Google Workspace, einer Sammlung von Tools, mit denen Teams jeder Größe chatten, Inhalte erstellen und zusammenarbeiten können – und die App ist erkennbar für dieses Teamumfeld gedacht.

Für ein kleines Team oder einen Haushalt, der Ausgaben teilt, ist dieses Modell der gemeinsamen Datei die Funktion, die die Installation rechtfertigt. Wenn Sie überwiegend allein arbeiten, funktionieren dieselben Werkzeuge ebenfalls, aber Sie nutzen die App dann wegen des Bearbeitens und nicht wegen der Abstimmung.

Offline arbeiten und was Workspace ergänzt

Die App soll überall und jederzeit funktionieren, auch offline: Eine Tabelle lässt sich ohne Verbindung öffnen und bearbeiten. Der Entwickler führt den Offlinezugriff als Kernfunktion auf und wiederholt den Punkt für Workspace-Abonnenten neben dem automatischen Speichern. Das hilft im Flugzeug, im Kellerbüro oder überall, wo das Signal abbricht – auch wenn die Zusammenarbeit der App von Natur aus eine Verbindung voraussetzt.

Ein kostenpflichtiges Google-Workspace-Abonnement bringt weitere Funktionen mit. Abonnenten können Projekten Mitwirkende hinzufügen, Änderungen live verfolgen, Benachrichtigungen über Bearbeitungen in ihrer Abwesenheit erhalten und mit Kollegen direkt in derselben Tabelle chatten. Die App bietet außerdem Auswertungen mit Google AI, die Arbeit mit Sheets und Excel, Sicherheit auf Unternehmensniveau, die Analyse von Daten aus anderen Geschäftsanwendungen und die Möglichkeit, individuelle Lösungen zu entwickeln.

Für Organisationen sind das sinnvolle Ergänzungen, und sie markieren zugleich die deutlichste Trennlinie zwischen der kostenlosen App und dem kostenpflichtigen Dienst. Einzelne Nutzer erhalten eine leistungsfähige Tabellenkalkulation; ein Team mit Workspace bekommt zusätzlich das Drumherum, um Personen und Daten zu verwalten.

Was die App von Ihnen verlangt

Die App kostet nichts, enthält keine Werbung und keine In-App-Käufe – die Kostenfrage ist also geklärt, bevor Sie sie installieren. Der Kompromiss liegt in der Struktur, nicht im Geld. Zusammenarbeit in Echtzeit setzt andere Personen voraus, die bereit sind, in derselben Datei zu arbeiten, und die umfangreicheren Funktionen stehen hinter einem Workspace-Abonnement.

Der andere Kompromiss ist die Bauform selbst. Formeln, Sortieren, Diagramme und Formatierung sind alle vorhanden, doch ein Smartphone-Bildschirm ist ein beengter Ort, um ein kompliziertes Modell aufzubauen, und die App wird für Smartphones und Tablets beschrieben, nicht als Ersatz für den Desktop. Ich gehe davon aus, dass die meisten Nutzer damit Tabellen prüfen, korrigieren und ergänzen, statt aufwendige von Grund auf neu zu erstellen.

Das ist weniger ein Mangel der App als eine Grenze dafür, wann sie das richtige Werkzeug ist. Am besten ist sie, wenn die Tabelle bereits existiert und es darum geht, sie gemeinsam mit anderen aktuell zu halten.

Für wen sich die App am meisten lohnt

Am meisten profitieren von Google Sheets alle, deren Tabellen von Natur aus geteilt werden: ein Team, das Aufgaben verfolgt, eine Familie, die ein Budget plant, ein Verein, der eine Mitgliederliste führt, ein kleines Unternehmen, das Ausgaben erfasst, die jemand anderes prüft. Für sie sind gleichzeitiges Bearbeiten, Kommentare und automatisches Speichern der ganze Sinn, und die mobile App hält sie zwischen anderen Verpflichtungen auf dem Laufenden.

Auch Studierende und alle, die unterwegs Daten erfassen, passen in dieses Muster, denn Zeilen einzugeben und zu sortieren, sobald Informationen eintreffen, ist genau das, wofür sich ein Smartphone eignet. Die App passt zu Menschen, denen eine aktuelle, gemeinsame Kopie wichtiger ist als eine sorgfältig formatierte private.

Wenn Ihre Tabellenarbeit einsam, umfangreich und detailliert ist, öffnet und bearbeitet die App Ihre Dateien trotzdem, aber dann ist das Smartphone die Einschränkung und nicht die Software.

Eine Tabelle, die das Team überallhin begleitet

Google Sheets verdient einen Platz auf einem Android-Gerät, weil es den unspektakulären Teil der Tabellenarbeit gut erledigt: Es hält eine gemeinsame Datei aktuell, speichert ungefragt und lässt mehrere Personen gleichzeitig am selben Ort arbeiten. Formeln, Sortieren, Diagramme, Suchen und Ersetzen, Kommentare und Excel-Kompatibilität decken die Aufgaben ab, die die meisten tatsächlich auf dem Smartphone erledigen.

Die Gründe zu zögern sind ehrlich. Die Zusammenarbeit braucht weitere Beteiligte, die fortgeschritteneren Funktionen erfordern ein Workspace-Abonnement, und auf einem kleinen Bildschirm baut niemand ein weitläufiges Finanzmodell. Das sind Grenzen der Situation, keine Fehler der App.

Meine Empfehlung ist eindeutig. Installieren Sie die App, wenn Sie Ihre Tabellen teilen, aktualisieren oder unterwegs prüfen und ohnehin die Tools von Google für Arbeit oder Studium nutzen. Sind Ihre Tabellen privat, komplex und an den Schreibtisch gebunden, dient die App als Anzeige und für schnelle Änderungen, und genau daran sollten Sie sie messen.