Google Drive

Test von eFreeware

Die meisten von uns haben Dateien auf Smartphone, Laptop und im E-Mail-Postfach verstreut, und die richtige Version im passenden Moment zu finden, ist ein ständiges Ärgernis. Google Drive ist Googles Antwort darauf: ein Cloud-Speicherdienst mit Android-App, der Dokumente, Bilder und Videos an einem Ort bündelt und von jedem Gerät aus erreichbar macht, das Sie gerade in der Hand haben. Die App stammt von Google LLC und ist im Play Store in der Kategorie Produktivität zu finden.

Sie gehört schon lange zum Android-Alltag, erschien im April 2011, und die Zahlen spiegeln diese Verbreitung wider: mehr als 10 Milliarden Installationen und ein Durchschnitt von 4,3 aus über 10 Millionen Bewertungen. Der Download ist kostenlos, die App enthält keine Werbung, bietet aber In-App-Käufe.

Ich sehe Drive weniger als App für einen einzigen Zweck, sondern eher als Speicherebene unter allem, was Google sonst anbietet. Wenn Ihre E-Mails, Fotos und Dokumente bereits in diesem System liegen, ist die App der Ort, an dem alles zusammenläuft. Spannend ist, was sie auf Smartphone und Tablet tatsächlich leistet und wo die praktischen Grenzen liegen.

Speichern, Bearbeiten und Scannen am Smartphone

Das Kernversprechen ist einfach: Dateien landen in Drive und stehen überall zur Verfügung, wo Sie sich anmelden. Die App verarbeitet mehr als 100 Dateitypen, darunter PDFs, Office-Dokumente, Videos und vieles mehr. Für eine Arbeitsdatei auf dem Smartphone brauchen Sie also nicht für jedes Format eine eigene Anzeige-App. Sie können diese Dateien nicht nur ansehen, sondern auch bearbeiten und speichern. Das ist hilfreich, wenn ein Dokument unterwegs schnell korrigiert werden muss.

Die Kamera ist eine der nützlichsten Funktionen der App. Sie können ein Papierdokument scannen und direkt in Drive hochladen. So wird aus einem Kassenbon, einem unterschriebenen Formular oder einer Notizbuchseite eine Datei, die sich wie jede andere verhält. Ich erwarte, dass das alle anspricht, bei denen sich noch Papier ansammelt und die es lieber nicht in der Schublade aufbewahren.

Das Wiederfinden übernimmt eine Suche, die Dateinamen und den Inhalt der Dateien berücksichtigt. Eine halb erinnerte Formulierung kann also genügen, um das richtige Dokument zu finden. Filter grenzen die Ergebnisse weiter nach Dateityp, Datum der letzten Änderung und ähnlichen Kriterien ein. Außerdem gibt es einen schnellen Zugang zu zuletzt verwendeten und wichtigen Dateien, den die meisten täglich nutzen werden.

Teilen, Benachrichtigungen und Offline-Zugriff

Drive ist ebenso für die Zusammenarbeit wie für die Speicherung gedacht. Sie können Dateien und Ordner teilen und Berechtigungen festlegen, die bestimmen, wer nur ansehen und wer auch ändern darf. Benachrichtigungen informieren Sie, wenn etwas Wichtiges mit Ihren Dateien passiert. Ein geteiltes Dokument, das jemand bearbeitet, bleibt so nicht unbemerkt, bis Sie es das nächste Mal öffnen.

Ansehen funktioniert auch ohne Verbindung, denn die App lässt Sie Ihre Inhalte unterwegs offline betrachten. Das ist ein nützliches Sicherheitsnetz für den Flug, das Kellerbüro oder jeden Ort, an dem der Empfang abreißt. Ich würde es aber eher als Möglichkeit sehen, bereits verfügbar gemachte Inhalte zu lesen, und nicht als vollwertige Arbeitsumgebung.

Auf Android-Tablets nutzt die App den zusätzlichen Platz besser, mit einer Ansicht nebeneinander und Drag-and-drop-Unterstützung. Wer ein Tablet als Hauptgerät für Dokumente verwendet, wird den Unterschied zu einem auf größere Displays gestreckten Smartphone-Layout bemerken.

Was die App von Ihnen verlangt: Speicher, Kosten und Konten

Drive, Gmail und Google Fotos greifen alle auf dasselbe kostenlose Kontingent von 15 GB zu. Fotos und E-Mail-Anhänge belegen denselben Speicher, sodass ein Postfach voller Bilder den Platz schmälern kann, den Sie für Dokumente eingeplant hatten. Wer viel speichert, stößt schneller an diese Grenze, als die Zahl vermuten lässt.

Wenn Sie mehr Platz brauchen, führt der Weg über ein Google-One-Abo, das als In-App-Kauf erworben wird. In den USA beginnen die Tarife bei 1,99 $ pro Monat für 100 GB, Preise und verfügbare Tarife unterscheiden sich je nach Region. Die App selbst ist kostenlos herunterzuladen und enthält keine Werbung.

Für Google-Workspace-Abonnenten gibt es eine zweite Funktionsstufe. Dazu gehören KI-Funktionen, die Informationen zusammenfassen, schnelle Fakten herausziehen und Erkenntnisse aus Ihren Dateien liefern, sowie Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen für Administratoren, die helfen sollen, Anforderungen an die Datenkonformität zu erfüllen. Workspace-Abonnenten können außerdem direkt mit Gruppen oder Teams innerhalb einer Organisation teilen, ein geteiltes Laufwerk für die Inhalte eines Teams anlegen und elektronische Signaturen für Verträge und Vereinbarungen anfordern. Das sind Werkzeuge für Organisationen und nichts, was ein einzelner Nutzer braucht.

So nutzen Sie die App im Alltag am besten

Was Drive nützlich macht, sind vor allem Gewohnheiten beim Benennen und Sortieren. Da die Suche neben den Titeln auch den Inhalt der Dateien liest, zahlen sich klare Namen und eine sinnvolle Ordnerstruktur doppelt aus: Sie finden Dinge sowohl durch Blättern als auch durch Suchen. Filter für Dateityp und Änderungsdatum sind der schnellste Weg, einen großen Ordner auf die wenigen Einträge zu reduzieren, die Sie wirklich brauchen.

Das Scannen sollten Sie früh einführen, wenn sich bei Ihnen gern Papier stapelt. Wenn Sie ein Dokument fotografieren und hochladen, landet es im selben durchsuchbaren Bestand wie alles andere, statt in der Fotogalerie zu verschwinden und dort vergessen zu werden. Das gilt auch für Belege und Formulare, die Sie Monate später noch brauchen könnten.

Berechtigungen verdienen einen Moment Überlegung, bevor Sie etwas teilen. Wenn Sie schon beim Teilen festlegen, wer ansehen und wer bearbeiten darf, ersparen Sie sich späteres mühsames Aufräumen. Benachrichtigungen zu Aktivitäten helfen Ihnen außerdem, nachzuverfolgen, was danach mit einer Datei passiert. Wenn Sie einen Ordner statt einzelner Dateien teilen, bleiben die Berechtigungen auch bei wechselndem Inhalt einheitlich.

Das jüngste Update ist ein Routine-Update und nennt Fehlerbehebungen und Leistungsverbesserungen statt neuer Funktionen. Das ist bei einer so etablierten App normal und sagt wenig darüber aus, was die nächste Version bringen wird.

Verlässliche Standardlösung mit bekannter Obergrenze

Google Drive ist die Art von App, die man leicht als selbstverständlich hinnimmt, weil sie unspektakuläre Arbeit gut erledigt. Speichern, Scannen, Inhaltssuche, Teilen mit Berechtigungen und Offline-Ansicht decken die alltäglichen Bedürfnisse aller ab, die auf dem Smartphone mit Dokumenten arbeiten, und das Tablet-Layout macht die App auf größeren Displays angenehmer. Der Durchschnitt von 4,3 aus mehr als 10 Millionen Bewertungen deutet darauf hin, dass viele Nutzer sie für brauchbar halten, und die Installationszahl zeigt, wie oft sie vorinstalliert ist oder einfach standardmäßig verwendet wird.

Die Nachteile sind die, die im Modell angelegt sind. Die 15 GB werden mit Gmail und Google Fotos geteilt und sind daher schneller aufgebraucht, als die Zahl vermuten lässt, und wer mehr braucht, benötigt ein monatliches Google-One-Abo. Die fortgeschrittenen Werkzeuge für Zusammenarbeit und Compliance richten sich an Workspace-Abonnenten.

Wer ohnehin im Google-System lebt, findet in der App das natürliche Zuhause für seine Dateien, und gegen „kostenlos“ lässt sich kaum etwas einwenden. Wenn Sie Ihre Dokumente anderswo ablegen, hängt der Nutzen davon ab, wie bereit Sie zum Umzug sind. Ich würde sie Studierenden, Freiberuflern und kleinen Teams empfehlen, die ihren Papierkram kostenlos an einem durchsuchbaren Ort haben möchten, sowie allen, die mit der Smartphone-Kamera ins papierlose Arbeiten starten wollen.